MS Project Server/Online ist ein absolutes ‚MUST HAVE‘ für projektorientierte Unternehmen.
Ist -Situation in vielen Unternehmen
Projekte werden zwar geplant, aber in unterschiedlichsten Qualitäten und den verschiedensten Tools, wie z.B. MS Project, MS Excel, MS Powerpoint, Flipchart, Papier und Bleistift (für die einfache Umplanung), im Kopf uvm. Wenn Projektleiterinnen nach Status des Projektes bzgl. Fertigstellungsgrad, Kosten, Mitarbeiterauslastung befragt werden, können diese oft gar keine präzise Aussage machen, da es ja keinen seriösen, zugrunde liegenden Plan gibt.
Dieses Problem ist relaitv einfach durch eine strikte Einführung eines einheitlichen Planungstools – z.B. MS Project – in den Griff zu bekommen.
Doch was verbindet die meisten Projekte und ist (in den meisten Projekten) der höchste Kostenfaktor? Die MitarbeiterInnen – im MS Project als Ressourcen bezeichnet, wobei dieser Begriff keinesfalls abwertend gemeint ist.
Dieses Thema ist daher für fast alle Rollen in einem Unternehmen von essentieller Bedeutung:
- Management: Welche MitarbeiterInnen sind ev. nicht ausgelastet, bzw. gibt es permanent überlastete MitarbeiterInnen, die Unterstützung benötigen?
- Projektleitung: In welchen anderen Projekten sind meine derzeitigen Projektteammitglieder noch tätig, mit welcher Auslastung etc.
- MitarbeiterInnen selbst: In wie vielen Projekten sind sie zu wieviel Prozent verplant und ist die Summe ev. größer als 100%
In vielen Unternehmen werden daher diese Daten in speziellen Tools, sehr oft in adaptieren Excel-Sheets, gesammelt und dann auf Abteilungsebenen bis zur gesamten Unternehmensebene aggregiert. Doch durch die oft geschätzten Werte und den manuellen Transfer von einem Planungstool in diese Übersichtsauswertung gibt es zahlreiche Fehlerquellen und Ungenauigkeiten, so dass die Daten nie konsistent sind. Ausserdem verursacht diese Lösung einiges an Kosten!
Es gibt allerdings eine einfache Lösung für dieses Problem – den MS Project Server. oder die Variante in der Cloud: Project Online 🙂
Die Grundidee ist ganz einfach …
Projektpläne, die alle mit MS Project erstellt werden, werden nicht auf lokalen Festplatten, Netzlaufwerken etc. gespeichert, sondern in einer zentralen Datenbank. In dieser Datenbank befindet sich als ‚zentrales Herzstück‘ der sogenannte Ressourcenpool, in dem alle Mitarbeiter gespeichert sind. Auf diese Art und Weise kann man ganz einfach Auswertungen über alle Projekte und Ressourcen machen, z.B.
- Wie ist die Auslatung von MitarbeiterInnen pro Abteilung oder pro Land?
- Welche Projekte gibt es pro Kategorie?
- Wie ist der Earned Value pro Projekt?
Und das Beste – für die meisten dieser Berichte genügt der Internet Explorer!
Enterprise Project Management
Natürlich muss der Standard Project Server für jedes Unternehmen angepasst werden, z.B. welche Abteilungen gibt es, Stammdaten der Ressourcen, welche Projektkategorien gibt es etc.
Selbstverständlich wird auch ein zugehöriges Berechtigungskonzept konfiguriert, das festlegt, wer welche Daten sieht!
Im Standard Lieferumfang ist auch ein SharePoint Server, der pro Projekt einen eigenen Workspace (Arbeistbereich), z.B. für Verwaltung der Action Items, Risiken, Dokumente etc., vorsieht, vor allem für die Kommunikation dient und bei verteilten Projekten eine wesentliche Arbeitserleichertung für alle ProjektmitarbeiterInnen darstellt.
Der Einsatz eines MS Project Servers/Online wird auch als EPM – Enterprise Project Management – also als Unternehmens-weites Projektmanagement bezeichnet.
Unterstützung gefragt?
Gerne unterstütze ich bei der Einführung oder Betreuung eines Servers. Ich habe in den letzten Jahren zahlreiche EPM Systeme im In- und Ausland konfiguriert und betreut.
Wichtig ist auch eine entsprechende Schulung für die AnwenderInnen – einerseits in MS Project und andererseits in die reinen Serverspezifika, z.B. wie speichere ich ein Projekt am Server.
Doch eines darf man nie vergessen: Ein Tool – und sei es noch so gut wie der MS Project Server – ist nur dann die Lösung für Probleme, wenn es auf einer Basis aufsetzt, bei der Methoden, Prozesse etc. exakt definiert sind.